CRM-Migration: Ein praxistauglicher Plan für Schweizer Teams

Eine gute CRM-Migration beantwortet fünf Fragen, bevor jemand eine Exportdatei anfasst. Was nehmen wir mit, was lassen wir zurück, wer ist für die Daten verantwortlich, wie gehen wir live, und wer darf die Umstellung stoppen, wenn etwas schiefläuft? Die Werkzeuge sind dabei viel weniger wichtig als diese Entscheide. Teams, die sie früh treffen, erleben meist eine langweilige Migration, und genau das wünschen Sie sich.

Dieser Leitfaden richtet sich an Gründer:innen und Inhaber:innen kleiner und mittlerer Schweizer Unternehmen, die ein CRM ersetzen, mehrere Systeme zusammenführen oder von einer Lösung aus Tabellen und Mailpostfach wegkommen wollen. Er verbindet Empfehlungen der öffentlichen Hand in der Schweiz (die gründlicher sind als die meisten Blogbeiträge von Anbietern) mit dem, was wir bei Ampersand in echten Projekten sehen. Am Schluss finden Sie eine Checkliste und ein kurzes FAQ.

Kurzfassung

• Behandeln Sie die Migration als Geschäfts- und Datenprojekt, nicht als Export-Import-Übung. Schreiben Sie zuerst ein kurzes Migrationskonzept: Quelldaten, Mengen, Qualität, Schnittstellen, Terminplan, Archivierung, Sicherheit, Datenschutz und Ausserbetriebnahme des alten Systems.
• Entscheiden Sie, was Sie behalten, bereinigen oder archivieren, bevor Sie auch nur ein Feld zuordnen. Die meisten Schmerzen entstehen durch die Übernahme schmutziger Daten.
• Führen Sie eine Pilotmigration mit bewusst unsauberen Datensätzen durch und prüfen Sie sie, bevor Sie alles verschieben.
• Legen Sie Ihr Vorgehen beim Start (eine Umstellung oder mehrere Wellen) und Ihre Regeln für den Rückfall im Voraus fest, inklusive der Frage, wer einen Stopp anordnen darf.
• In der Schweiz bleiben Sie für die Kundendaten verantwortlich, auch wenn ein Cloud-CRM-Anbieter sie bearbeitet. Nehmen Sie die Vertragsbedingungen zur Auftragsbearbeitung und den Ausstiegsweg in die Checkliste auf.

Beginnen Sie mit einem Migrationskonzept, nicht mit einem Werkzeug

Die Projektmanagementmethode des Bundes, HERMES, benennt klar, was eine Systemmigration braucht. Die guidance on drafting a migration concept listet die Themen auf, die zu analysieren sind: Quelldaten, Mengen, Häufigkeit, Qualität, Integration, Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Terminplan, Archivierung, Datensicherheit, Datenschutz und die geplante Ausserbetriebnahme des Altsystems. Kaum ein kommerzieller CRM-Ratgeber deckt so viel ab.

Sie brauchen kein 60-seitiges Dokument. Für ein Unternehmen mit 5 bis 80 Mitarbeitenden reichen zwei bis drei Seiten, solange jedes dieser Themen eine ehrliche Antwort erhält. Eine brauchbare Vorlage:

1. Ziel. Warum wechseln wir? Tiefere Kosten, eine bessere Sicht auf die Verkaufspipeline, eine Anbindung an ERP oder Shop, ein Anbieter, dem wir nicht mehr vertrauen? Schreiben Sie einen Satz. Er klärt später viele Diskussionen über den Umfang.
2. Quellsysteme. Das alte CRM, aber auch die Tabellen, geteilten Postfächer, das Newsletter-Tool und die Fakturierung, wo die Kundendaten tatsächlich liegen.
3. Mengen und Qualität. Anzahl Kontakte, Firmen, Geschäfte, Aktivitäten, Anhänge. Geschätzter Anteil an Dubletten und an Datensätzen ohne zuständige Person.
4. Schnittstellen. Was heute aus dem CRM liest oder hineinschreibt: Formulare auf der Website, Shop, ERP, Buchhaltung, Telefonie, Support-Desk.
5. Terminplan und Personen. Wer verantwortet die Daten auf der Geschäftsseite, wer macht die technische Arbeit, und welche Wochen sind tabu (Jahresabschluss, eine grosse Messe, ein Produktstart).
6. Ausserbetriebnahme. Was geschieht mit dem alten System, und wann.

Genau diesen letzten Punkt überspringen viele. HERMES behandelt die Ausserbetriebnahme des Altsystems als Teil der Migration, nicht als Nachgedanken. In der Praxis gilt: Wenn niemand entscheidet, ob das alte CRM nur noch lesbar ist, archiviert oder abgeschaltet wird, pflegen die Verkaufsleute beide Systeme weiter, und Sie haben zwei konkurrierende Wahrheiten.

Warum das Geschäft die Verantwortung tragen muss

Eine digitalswitzerland summary of an FHNW-led study from 2021 zeigte, dass nur die Hälfte der befragten Schweizer KMU eine Digitalstrategie hatte und 44 % mit ihrem Fortschritt bei der Digitalisierung unzufrieden waren. Die Studie ist einige Jahre alt, lesen Sie die Zahlen also nicht als Marktstatistik für 2026. Die Lehre gilt trotzdem: Technologieprojekte, die als isolierter IT-Ersatz delegiert werden, enttäuschen meistens.

Für ein CRM heisst das: Eine namentlich benannte Person aus Verkauf oder Kundendienst verantwortet das Ergebnis, also Felddefinitionen, Stufen der Pipeline und die Frage, was als aktive Kundin oder aktiver Kunde gilt. Das technische Team verantwortet, wie die Daten dorthin kommen. Verschwimmen diese Rollen, hören Sie am selben Tag von der IT «die Daten sind alle da» und vom Verkauf «ich finde meine Geschäfte nicht».

Entscheiden Sie: behalten, bereinigen oder archivieren

Die Datenbereinigung ist die günstigste Risikoreduktion im ganzen Projekt. Bevor Sie Felder zuordnen, sortieren Sie Ihre Datensätze in drei Körbe.

Korb	Was hineingehört	Typische Beispiele
Behalten	Aktive, korrekte, nützliche Datensätze	Aktuelle Kundschaft, offene Geschäfte, Kontakte mit Aktivität in den letzten 18 bis 24 Monaten
Bereinigen	Wertvolle, aber fehlerhafte Datensätze	Doppelte Firmen, Kontakte ohne Firmenzuordnung, uneinheitliche Felder für Land oder Sprache, Funktionsbezeichnungen als Freitext
Archivieren	Datensätze, die Sie aufbewahren müssen oder vielleicht brauchen, aber im Alltag nicht nutzen	Vor Jahren verlorene Geschäfte, alte Anhänge, Aktivitätsprotokolle ehemaliger Mitarbeitender

Die Schwelle von 18 bis 24 Monaten ist ein Vorschlag als Ausgangspunkt, keine Regel. Passen Sie sie Ihrem Verkaufszyklus an: Ein Maschinenbauer mit dreijährigem Zyklus braucht ein längeres Zeitfenster als ein Webshop.

Ein Bereinigungsdurchgang, der in der Praxis funktioniert

• Zuerst nach stabilen Schlüsseln entdoppeln. Bei Personen die E-Mail-Adresse, bei Firmen ein normalisierter Firmenname plus Postleitzahl (oder die UID-Nummer, falls vorhanden). Führen Sie die Datensätze vor der Migration im alten System zusammen, damit die Historie an einem Datensatz hängen bleibt.
• Vereinheitlichen Sie die Felder, die Logik steuern. Land, Kanton, Sprache (DE, FR, IT, EN), Lebenszyklus-Stufe, Lead-Quelle. In Schweizer Daten stehen oft «Zürich», «Zurich» und «ZH» in derselben Spalte, was jede spätere Auswertung und Segmentierung kaputt macht.
• Zuständigkeiten festlegen. Jede Firma und jedes offene Geschäft bekommt eine zuständige Person. Datensätze ohne Zuständigkeit sind der Ort, an dem Geschäfte verschwinden.
• Trennen Sie die Marketing-Einwilligung von den Kontaktdaten. Halten Sie Status, Quelle und Datum der Einwilligung bei jedem Kontakt fest. Wenn Sie nicht belegen können, woher ein Newsletter-Abo stammt, markieren Sie es, statt es stillschweigend zu übernehmen.
• Frieren Sie das Datenmodell ein. Einigen Sie sich darauf, dass während des Projekts niemand neue Felder im alten CRM anlegt. Ein bewegliches Ziel kostet mehr als jede andere einzelne Angewohnheit.

Halten Sie die Zahlen laufend fest: Datensätze vor der Bereinigung, zusammengeführte Dubletten, archivierte Datensätze, zu migrierende Datensätze. Daraus wird später Ihre Vergleichsbasis für den Abgleich.

Klären Sie Datenschutz und Betriebsmodell, bevor Sie Daten verschieben

Wenn Sie in ein Cloud-CRM wechseln, lagern Sie die Datenbearbeitung aus. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) nennt ein Online-CRM-System in seinen examples of cloud computing. Seine guidance on outsourcing hält fest, dass Sie auch dann für den Datenschutz verantwortlich bleiben, wenn Sie die Bearbeitung an einen Auftragsbearbeiter übergeben. Im Klartext: Der gute Ruf eines Anbieters überträgt Ihre Pflichten nicht auf diesen Anbieter.

Daraus werden konkrete Punkte auf der Checkliste für die Migration:

• Ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit dem CRM-Anbieter.
• Die Liste der Unterauftragsbearbeiter sowie Orte der Speicherung und des Zugriffs.
• Die Grundlage für die Übermittlung, falls Daten oder Supportzugriffe die Schweiz verlassen.
• Zugriffssteuerung: Wer sieht was, Single Sign-on, Mehrfaktor-Authentifizierung.
• Bedingungen zu Löschung und Rückgabe, damit Sie später wieder gehen können.
• Meldepflichten bei Vorfällen und Prüfrechte.

«Gehostet in der Schweiz» ist keine vollständige Antwort. Rollen in der Bearbeitung, Supportzugriffe aus dem Ausland, Unterbeauftragte und ausländische Rechtsrisiken spielen ebenfalls eine Rolle, und die richtige Beurteilung hängt von Ihren Daten, Zwecken und den beteiligten Parteien ab. Die Unterlagen des EDÖB sind eine Orientierungshilfe, keine individuelle Rechtsberatung. Enthält Ihr CRM besonders schützenswerte Daten (zum Beispiel Gesundheitsangaben), fragen Sie vor der Unterschrift eine Schweizer Anwältin oder einen Anwalt für Datenschutz.

Der guide to technical and organizational measures des EDÖB ist eine gute Quelle für die technische Seite: Verschlüsselung, Authentifizierung, Steuerung der Zugriffe und Schutzmassnahmen bei Datenübermittlungen gehören in die Migration selbst hineingeplant. In der Praxis heisst das: keine Kundenexporte im Download-Ordner von irgendwem, keine Daten über private Cloud-Laufwerke und temporäre Migrationsumgebungen, die nach getaner Arbeit gelöscht werden.

Es lohnt sich auch, die Frage nach der Datensparsamkeit zu stellen: Müssen wir dieses Feld, diesen Anhang, diesen zehn Jahre alten Kontakt überhaupt migrieren? Daten zurückzulassen ist die einfachste Datenschutzmassnahme überhaupt.

Wählen Sie: eine Umstellung oder mehrere Wellen

HERMES verknüpft die Migrationsstrategie mit der Einführungsstrategie. Gehen Sie in einem Schritt live, migrieren Sie in einem Schritt. Startet der Verkauf zuerst und folgt der Kundendienst, oder kommen Regionen in Wellen dazu, dann müssen auch Datenmigration, Abgleich, Schulung und Support in Wellen erfolgen.

Die beiden Varianten im Vergleich:

	Einmalige Umstellung	Gestaffelte Wellen
Geeignet für	Kleine Teams, eine Pipeline, wenige Schnittstellen	Mehrere Teams, Regionen oder Produktlinien
Hauptvorteil	Ein sauberer Wechsel, kein Parallelbetrieb	Geringeres Risiko, Gelerntes fliesst von Welle zu Welle
Hauptrisiko	Ein Problem trifft alle gleichzeitig	Vorübergehender Doppelbetrieb und komplexe Synchronisation
Typische Absicherung	Ein Umstellungsfenster am Wochenende mit Generalprobe	Klare Regeln, welches System für welche Datensätze massgebend ist

Für die meisten Teams mit bis zu rund 30 Nutzenden und einem einzigen Verkaufsprozess ist eine einmalige Umstellung nach einer Generalprobe einfacher und günstiger. Sobald mehrere Teams mit unterschiedlichen Pipelines oder Schnittstellen ins CRM einspeisen, lohnt sich der zusätzliche Abstimmungsaufwand für Wellen. Was immer Sie wählen: Halten Sie es schriftlich fest, denn davon hängen Schulungstermine, Sperrfristen und die Supportabdeckung ab.

Führen Sie eine Pilotmigration durch, die Dinge zum Brechen bringen soll

Die cloud-exit guideline der Schweizerischen Bundeskanzlei wurde für Bundesstellen geschrieben, die Fachanwendungen verschieben, doch ihre Logik der kontrollierten Migration lässt sich gut auf ein CRM übertragen. Sie verlangt einen freigegebenen definitiven Plan, Funktionstests in der Zielumgebung, eine Pilotmigration eines Teils der Daten mit Prüfung, die Protokollierung jedes Migrationsschritts sowie eine abschliessende Prüfung von Daten, Leistung und Sicherheit vor dem produktiven Einsatz.

Der Pilot ist ein Kontrollpunkt, keine Formalität. Wählen Sie die Stichprobe gemein, nicht repräsentativ:

• Dubletten, von denen Sie dachten, Sie hätten sie zusammengeführt.
• Inaktive und abgemeldete Kontakte.
• Verkaufschancen in jeder Stufe der Pipeline, auch verlorene und pausierte Geschäfte.
• Datensätze mit Anhängen, langen Notizen und Sonderzeichen (Umlaute, Akzente, Apostrophe in Namen).
• Kontakte mit erfassten Einwilligungen.
• Datensätze, die eine Schnittstelle berührt hat, etwa eine aus dem Shop synchronisierte Bestellung oder eine Rechnungsnummer aus Ihrer Buchhaltung.

Prüfen Sie danach auf zwei Arten. Quantitativ: Stimmen die Anzahl Datensätze pro Objekt mit Ihrer Vergleichsbasis überein, und stimmen Summen wie der Wert der offenen Pipeline? Qualitativ: Lassen Sie zwei oder drei Personen aus dem Verkauf ihre eigenen Kunden öffnen und Ihnen sagen, ob die Geschichte jedes Kunden stimmig gelesen werden kann. Die Zahlen können perfekt übereinstimmen, während der zeitliche Ablauf der Aktivitäten durcheinander ist, und das merkt nur eine Nutzerin.

Korrigieren Sie die Feldzuordnung, leeren Sie das Zielsystem und wiederholen Sie den Piloten. Dass man das zweimal macht, ist normal.

Legen Sie Regeln für Umstellung und Rückfall im Voraus fest

Dieselbe Vorgabe des Bundes versteht die Migration als nachvollziehbaren Vorgang mit ausdrücklichen Anforderungen an Wiederherstellung und Weiterbetrieb. Übersetzen Sie das in fünf Entscheide, die vor dem Umstellungswochenende fallen und nicht während desselben:

1. Akzeptable Ausfallzeit. Wie lange kann der Verkauf ohne CRM arbeiten? Eine Stunde, einen Tag, ein Wochenende?
2. Wiederherstellungspunkt. Wie viele aktuelle Daten können Sie es sich leisten, bei einem Rückfall neu zu erfassen? Keine, oder die eines Tages?
3. Bedingungen für den Rückfall. Nennen Sie messbare Auslöser, zum Beispiel: Anzahl Datensätze weicht stärker ab als Ihre Toleranz, eine defekte Schnittstelle zum Lead-Formular oder eine Pipeline-Summe, die nicht aufgeht.
4. Entscheidungsbefugnis. Eine namentlich benannte Person, die einen Stopp anordnen kann, plus eine Stellvertretung.
5. Protokoll der Schritte. Jeder Migrationsschritt wird festgehalten: wer hat was wann ausgeführt, mit welchem Ergebnis.

Halten Sie auch den Zustand des alten Systems fest. Machen Sie eine vollständige Sicherung, setzen Sie sie auf «nur lesen» und löschen Sie nichts, bis das neue System mindestens einen vollständigen Auswertungszyklus durchlaufen hat, etwa einen Monatsabschluss.

Schnittstellen neu verdrahten

Ein CRM steht selten allein. Formulare auf der Website, der Shop, das ERP, die Buchhaltung, E-Mail und Telefonie lesen oder schreiben darauf. Listen Sie jede Verbindung auf, ihre Richtung und was kaputtgeht, wenn sie ausfällt. Bauen und testen Sie sie in der Zielumgebung vor der Umstellung, nicht danach. Webhooks und API-Schlüssel, die noch auf das alte System zeigen, sind eine klassische Ursache für verlorene Leads in der ersten Woche.

Bestehen Ihre Schnittstellen vor allem aus Punkt-zu-Punkt-Skripten von Leuten, die das Unternehmen verlassen haben, ist die Migration ein guter Moment, sie durch eine dokumentierte und überwachte Lösung zu ersetzen. Genau das macht spätere Automatisierung realistisch: Das AI playbook for Swiss SMEs von digitalswitzerland hält fest, dass CRM-Automatisierung erst machbar wird, wenn Daten und Schnittstellen von ERP und CRM vorhanden sind, und empfiehlt den Weg von gekauften SaaS-Werkzeugen über Integration hin zu Eigenentwicklung, und zwar erst dann, wenn Ihre Prozesse, Daten, Sicherheit oder Kontrollbedürfnisse das rechtfertigen.

Nach dem Start: die Arbeit zu Ende bringen

Der Start ist nicht das Ende. Die Vorgaben des Bundes erwarten, dass Sicherheitsdokumentation und Ausstiegsstrategie nach der Migration aktualisiert werden. Für ein CRM-Team sollten die ersten 30 Tage Folgendes enthalten:

• Intensivbetreuung. Eine benannte Person beantwortet Fragen am selben Tag, und Sie sammeln alle Probleme in einer Liste.
• Abgleich. Wiederholen Sie Ihre Basiszahlen und Pipeline-Summen eine Woche und einen Monat nach dem Start.
• Ausserbetriebnahme des alten Systems. Setzen Sie das alte CRM an einem festgelegten Datum auf «nur lesen», archivieren Sie, was Sie aufbewahren müssen, und kündigen Sie den Vertrag auf den Termin, den Ihr Entscheid zur Aufbewahrung zulässt.
• Dokumentation. Felddefinitionen, Übersicht der Schnittstellen, Benutzerrollen und die Anleitung, wie Sie Ihre Daten exportieren, falls Sie je wechseln müssen.
• Kontrolle der Nutzung. Schauen Sie, wer tatsächlich Aktivitäten erfasst. Wenn zwei Verkaufsleute ihre Geschäfte weiterhin in einer Tabelle führen, finden Sie heraus, warum.

Sobald die Daten verlässlich sind, lohnt sich ein Blick auf Automatisierung. Dasselbe Playbook nennt die Verteilung von Leads, Zusammenfassungen von Besprechungen, das Gruppieren von Kundenfeedback, Vorschläge für Cross-Selling und die Vorsortierung im Support als Kandidaten und rät, jeden davon auf Qualität, Sicherheit und Datenabfluss zu überwachen. Beginnen Sie mit einem Ablauf, messen Sie ihn, und erweitern Sie nur, wenn er sich bewährt.

Checkliste für die CRM-Migration

Vorher

• [ ] Ziel in einem Satz und eine benannte verantwortliche Person im Geschäft
• [ ] Migrationskonzept: Quellen, Mengen, Qualität, Schnittstellen, Terminplan, Archivierung, Sicherheit, Datenschutz, Ausserbetriebnahme
• [ ] Entscheide zu behalten, bereinigen, archivieren getroffen und festgehalten
• [ ] Dubletten zusammengeführt, Schlüsselfelder vereinheitlicht, jeder Datensatz hat eine zuständige Person
• [ ] Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Unterauftragsbearbeiter, Standorte und Ausstiegsbedingungen geprüft
• [ ] Feldzuordnung von Verkauf oder Kundendienst freigegeben
• [ ] Einmalige Umstellung oder Wellen gewählt und schriftlich festgehalten

Währenddessen

• [ ] Pilotmigration mit Dubletten, inaktiven Kontakten, allen Verkaufsstufen, Anhängen und erfassten Einwilligungen
• [ ] Anzahl und Summen gegen die Vergleichsbasis abgeglichen
• [ ] Nutzende haben ihre eigenen Kunden überprüft
• [ ] Schnittstellen im Zielsystem neu aufgebaut und getestet
• [ ] Ausfallzeit, Wiederherstellungspunkt, Auslöser für den Rückfall und Entscheidungsbefugnis vereinbart
• [ ] Vollständige Sicherung des alten Systems, nur lesbar
• [ ] Jeder Migrationsschritt protokolliert

Nachher

• [ ] Verantwortliche Person für die Intensivbetreuung in den ersten Wochen benannt
• [ ] Abgleich nach einer Woche und nach einem Monat wiederholt
• [ ] Altsystem nur lesbar, danach archiviert oder an einem festgelegten Datum geschlossen
• [ ] Dokumentation, Rollen und Exportweg aktualisiert
• [ ] Erster Kandidat für Automatisierung gewählt, mit Qualitätskontrolle

Häufige Fehler

Alles migrieren, «nur für den Fall». Jeder zusätzliche Datensatz bedeutet zusätzliche Zuordnung, zusätzliche Tests und zusätzliches Datenschutzrisiko. Wenn Sie nie danach suchen würden, archivieren Sie ihn.

Felder in einer Tabelle zuordnen, die niemand prüft. Die Zuordnung ist ein Geschäftsentscheid. Ein Feld namens «Status» kann in drei Teams drei Dinge bedeuten.

Schulung als Aufgabe der Startwoche behandeln. Die Leute müssen ihre eigenen Daten im neuen System sehen, bevor es losgeht, idealerweise schon aus dem Piloten.

Den Importassistenten des Anbieters den Prozess bestimmen lassen. Importassistenten taugen für saubere, einfache Daten. Als Ersatz für einen Plan sind sie schlecht, wenn Sie eigene Objekte, mehrere Quellen oder Schnittstellen haben.

Kein Gedanke an den Ausstieg. Wohin Sie auch wechseln: Wissen Sie, wie Sie wieder herauskämen. Exportformate, Löschbedingungen und ein dokumentiertes Datenmodell verhindern, dass die Migration von heute zur Abhängigkeit von morgen wird.

Wo wir helfen können

Bei Ampersand, einem kleinen Zürcher Studio, bleiben erfahrene Entwickler:innen vom ersten Gespräch bis zur Übergabe am selben Projekt. Bei Migrationen ist das wichtig, denn wer Ihre unsauberen Daten in Woche eins verstanden hat, gibt am Ende auch die Umstellung frei. Wir bieten Systemmigration, Replatforming und Schnittstellen für Shops, CRM und ERP, dazu Audits, wenn Sie vor dem Entscheid einen unabhängigen Blick auf einen Plan wünschen. Nach dem Start kostet unser Plan Run & monitor 750 CHF pro Monat und unser Beratungsplan Guidance 799 CHF pro Monat. Das ganze Angebot sehen Sie auf unserer Preisseite und Beispiele früherer Arbeiten auf unserer Referenzseite.

FAQ

Wie lange dauert eine CRM-Migration?

Das hängt vor allem von der Datenqualität und der Anzahl Schnittstellen ab, nicht von der Anzahl Datensätze. Ein kleines Team mit sauberen Daten und einer Pipeline kann in wenigen Wochen wechseln. Ein Unternehmen mit mehreren Quellen, eigenen Objekten und einer Anbindung an Shop oder ERP sollte einige Monate einplanen, sobald Bereinigung, Pilotläufe und Schulung dazukommen. Verlangen Sie einen Terminplan, der auf Ihrem eigenen Migrationskonzept beruht, und keine pauschale Schätzung.

Soll ich die Daten vor oder nach der Migration bereinigen?

Vorher, im alten System, und nach dem Piloten nochmals prüfen. Wenn Sie Dubletten in der Quelle zusammenführen, bleibt die Geschichte jedes Kunden an einem Datensatz, und Sie erhalten eine verlässliche Vergleichsbasis für den Abgleich. Später zu bereinigen heisst, für Zuordnung und Tests von Datensätzen zu bezahlen, die Sie gar nicht gebraucht hätten.

Gilt das Schweizer Datenschutzrecht für eine CRM-Migration?

Ja, sofern das CRM Personendaten enthält, und das ist fast immer der Fall. Laut EDÖB bleiben Sie für die rechtmässige Bearbeitung verantwortlich, auch wenn ein Cloud-Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet. Prüfen Sie deshalb den Vertrag zur Auftragsbearbeitung, die Unterauftragsbearbeiter, die Orte von Speicherung und Zugriff sowie die Bedingungen zur Löschung. Bei besonders schützenswerten Daten oder grenzüberschreitenden Konstellationen ziehen Sie eine Schweizer Anwältin oder einen Anwalt für Datenschutz bei.

Eine Umstellung oder ein gestaffelter Rollout?

Eine einmalige Umstellung passt zu kleinen Teams mit einem Verkaufsprozess und wenigen Schnittstellen. Gestaffelte Wellen passen zu mehreren Teams, Regionen oder Pipelines, weil Sie aus der ersten Welle lernen können. Was Sie auch wählen: Datenmigration, Schulung und Supportplan müssen demselben Muster folgen.

Was mache ich danach mit dem alten CRM?

Entscheiden Sie das vor der Migration. Lassen Sie es mindestens über einen vollständigen Auswertungszyklus nur lesbar laufen, archivieren Sie, was Sie aufbewahren müssen oder wollen, und schliessen Sie es dann an einem festgelegten Datum. Lässt man es offen und bearbeitbar, entstehen zwei Wahrheiten.

Quellen

• guidance on drafting a migration concept
• cloud-exit guideline
• examples of cloud computing
• guidance on outsourcing
• guide to technical and organizational measures
• digitalswitzerland summary of an FHNW-led study from 2021
• AI playbook for Swiss SMEs