CRM-Auswahl in der Schweiz: HubSpot oder Salesforce, über die Lizenzkosten hinaus

Wenn Sie schnell Resultate sehen wollen, Marketing direkt mitgeliefert brauchen und mit tieferen Einstiegskosten starten möchten, passt HubSpot meistens besser. Wenn Sie tiefgreifende Anpassungen, komplexe Abläufe im Konzernumfeld oder Datenhaltung in der Schweiz brauchen, ist Salesforce in der Regel die stärkere Wahl, mit Marketing Cloud und Pardot als Zusatzprodukten. Ein Wechsel zwischen den beiden ist möglich, kostet aber echten Aufwand. Rechnen Sie deshalb mit einem Umsetzungspartner.

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Kurz zusammengefasst:

• Vergleichen Sie die Kosten über drei Jahre, nicht nur die Lizenzofferten: Bei HubSpot steigen die Ausgaben mit Benutzerplätzen und Credits, bei Salesforce mit Editionen, Zusatzmodulen und Administration.

• HubSpot-Einführungen dauern oft Wochen, Salesforce-Projekte oft Monate. Holen Sie einen Partner dazu, wenn mehrere Schnittstellen, eigene Objekte oder keine interne Administration vorhanden sind.

• Ist eine Datenhaltung in der Schweiz Pflicht, bietet Salesforce dies über die Hyperforce-Rechenzentren in Zürich. HubSpot speichert europäische Daten in Frankfurt und stützt sich auf vertragliche Garantien.

• Marketing Cloud bedient Konsumentenkampagnen mit hohem Volumen, Pardot die Lead-Pflege im B2B. Keines der beiden ersetzt die Marketingrolle des anderen.

• Salesforce unterstützt eigene Objekte, Apex-Code und mehrstufige Freigabeketten. HubSpot setzt auf Konfiguration und Standardphasen, die interne Teams selbst pflegen können.

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Welche CRM- und Marketingprodukte vergleichen wir hier eigentlich?

Vier Produkte tauchen in fast jeder engeren Auswahl auf. Sie überschneiden sich weniger, als die Markennamen vermuten lassen. Hier die Einordnung.

• HubSpot: ein CRM mit integrierten Bereichen für Marketing, Verkauf und Service sowie einer kostenlosen Einstiegsstufe, aufgebaut rund um Inbound-Abläufe. Passend für kleine und mittlere Teams, die eine Plattform und einen schnellen Rollout wollen.

  • Kostenloses Basis-CRM, kostenpflichtige Stufen kommen mit dem Wachstum dazu.

  • Marketing-, Verkaufs- und Servicedaten liegen in einem System.

  • Preismodell aus Benutzerplätzen und Credits bei den neueren Plänen.

• Salesforce: ein sehr flexibel konfigurierbares CRM für grosse Organisationen mit einer breiten Produktfamilie. Passend für grosse Unternehmen mit komplexen Verkaufsprozessen und hohem Anpassungsbedarf.

  • Eigene Objekte, Apex-Code und ein grosses Partnerökosystem.

  • Preise pro Benutzer:in und pro Edition.

  • Regionale Hosting-Optionen über Hyperforce.

• Salesforce Marketing Cloud: eine Plattform für digitale Kundenansprache im grossen Stil, über mehrere Kanäle und mit hohem Volumen. Passend für B2C-Organisationen mit umfangreichen Kampagnenprogrammen über E-Mail, Mobile und Social Media.

• Pardot (heute Salesforce Marketing Cloud Account Engagement): Marketingautomatisierung für B2B innerhalb des Salesforce-Ökosystems. Beide Namen bezeichnen dasselbe Produkt, und Sie werden beiden in Herstellerunterlagen begegnen. Passend für B2B-Teams, die Lead-Pflege eng an die Verkaufsdaten in Salesforce koppeln wollen.

Marketing Cloud und Pardot ersetzen einander nicht. Das eine zielt auf Volumen im Konsumentengeschäft, das andere auf kundenbezogene B2B-Pipelines. Die Marketingfunktionen von HubSpot sind die Ein-Plattform-Alternative zu beiden.

Wie sieht der Vergleich bei Preisen und Gesamtkosten wirklich aus?

Der Lizenzpreis ist der kleinste Teil der Geschichte. Entscheidend ist, was Sie über die Zeit bezahlen, sobald Benutzer:innen, Automatisierungen und Schnittstellen zusammenkommen.

HubSpot startet mit einem kostenlosen Basis-CRM und geht dann in kostenpflichtige Editionen über. Das neuere Modell beruht auf Benutzerplätzen plus Credits. Das partner enablement kit dokumentiert, wie Sie den Credit-Verbrauch für eine realistische Schätzung bemessen. Credits werden durch Aktivitäten verbraucht, etwa durch Marketingversände mit höherem Volumen, Automatisierungsläufe und KI-gestützte Funktionen. Die Kosten steigen also tendenziell mit der Reife Ihrer Nutzung, nicht nur mit der Zahl der Mitarbeitenden. HubSpot veröffentlicht die Details zu den Editionen zudem auf der Preisseite der Kundenplattform.

Salesforce verrechnet pro Benutzer:in und pro Edition. Die EU-Preisseite für Sales zeigt die Stufen und gängigen Pakete, und die allgemeine Preisseite weist darauf hin, dass viele Abonnemente jährlich laufen und dass Zusatzmodule und Partnerleistungen die Endrechnung beeinflussen. Für kleinere Teams zeigt die Preisseite für Kleinunternehmen Starter-Angebote ab 25 USD pro Benutzer:in und Monat, ein nützlicher Richtwert für eine Einstiegsofferte.

Eine einfache Merkregel: Die Kosten von HubSpot wachsen mit der Nutzung, jene von Salesforce mit der Komplexität.

Oft entscheiden die Kosten ausserhalb der Lizenz. Für eine Einführung im Mittelstand budgetieren Sie diese Posten:

• Honorare des Umsetzungspartners für Konfiguration und Prozessgestaltung.

• Lizenzen für Schnittstellen oder Middleware sowie die Arbeit, um ERP, Onlineshop und Auswertungswerkzeuge anzubinden.

• Datenbereinigung und Migration aus Ihrem aktuellen System.

• Schulung und Begleitung der Veränderung für jede Benutzergruppe.

• Laufende Administrationszeit, entweder als Teilzeitanstellung oder als Pauschale.

• Zusatzmodule: Marketing Cloud oder Pardot, CPQ, MuleSoft und Einstein-Funktionen auf der Salesforce-Seite; höhere Editionen und zusätzliche Credits auf der HubSpot-Seite.

Verlangen Sie von jedem Anbieter eine Offerte, die diese Punkte enthält. Ein tiefer Preis pro Benutzerplatz mit hohem Administrationsaufwand ist selten günstiger als eine teurere Lizenz mit weniger Pflege.

Wo unterscheiden sich die Funktionen bei CRM, Marketing, Service und Auswertungen?

Beim Kern-CRM liegen beide näher beieinander, als die Anbieter zugeben. Beide verwalten Kontakte, Firmen, Geschäfte und Pipelines gut. Der Unterschied liegt darin, wie weit Sie das Datenmodell biegen können. Salesforce erlaubt eigene Objekte und Beziehungen für ungewöhnliche Geschäftsstrukturen. HubSpot bietet ebenfalls eigene Objekte, seine Stärke ist aber ein sauberer, klar vorgegebener Aufbau, der ohne Entwickler:in funktioniert.

Am deutlichsten trennen sich die beiden im Marketing. Der Marketing Hub von HubSpot sitzt in derselben Datenbank wie das CRM, also liegen Kampagne, Lead und abgeschlossenes Geschäft an einem Ort. Salesforce trennt die Aufgaben: Marketing Cloud für Kundenansprache in Konsumentenvolumen über mehrere Kanäle, Pardot für die Lead-Pflege im B2B. Das bringt mehr Möglichkeiten und mehr bewegliche Teile. Vergleiche von Dritten, etwa der G2 comparison of Marketing Hub and Marketing Cloud, heben diesen Unterschied bei Kanalfokus und Nutzerstimmung hervor.

Bei Service und Support zeigt sich dasselbe Muster:

• HubSpot Service Hub: Ticketing, eine Wissensdatenbank und einfache Zuweisung, die eine nicht technische Administration rasch einrichten kann.

• Salesforce Service Cloud: Fallverwaltung mit ausgefeilter Zuweisung, Warteschlangen und Regeln für Service-Level, ausgelegt auf grosse Supportorganisationen.

Beim Berichtswesen ist es ähnlich. HubSpot liefert brauchbare Übersichten mit, die die meisten Fragen kleiner Teams sofort beantworten. Das Berichtswesen von Salesforce ist flexibel, fortgeschrittene Auswertungen brauchen aber meist Zusatzmodule oder eine BI-Schicht. Der sales force automation comparison von Gartner ist eine verbreitete Referenz, wenn Sie eine externe Sicht auf Funktions- und Marktunterschiede wollen.

Bevor Sie entscheiden: Listen Sie die drei Berichte auf, die Ihre Geschäftsleitung tatsächlich jede Woche liest. Wenn beide Werkzeuge diese ab Werk liefern, sollte das Berichtswesen Ihre Wahl nicht bestimmen.

Wie weit lässt sich anpassen, und wie gross ist das jeweilige Ökosystem?

Salesforce ist die Plattform für den Fall, dass Ihr Prozess ungewöhnlich ist. Sie können eigene Objekte bauen, Apex-Code schreiben, Lightning-Komponenten erstellen und aus dem AppExchange schöpfen, einem sehr grossen Marktplatz für Anwendungen von Dritten. Diese Freiheit ist der Grund, weshalb Grossunternehmen mit speziellen Preismodellen, Freigabeketten oder branchenspezifischen Datenmodellen dorthin tendieren.

HubSpot setzt zuerst auf Konfiguration. Die meisten Änderungen laufen über Einstellungen und Arbeitsabläufe, mit einem fokussierteren Marktplatz für Verbindungen und Zusatzmodule. Sie gewinnen Tempo und Einheitlichkeit und verlieren etwas Flexibilität in den Randbereichen.

• Wählen Sie Salesforce, wenn: Ihr Geschäft eigene Objekte, mehrstufige Freigaben oder Prozesse hat, die nicht in ein Standardmodell von Lead bis Abschluss passen.

• Wählen Sie HubSpot, wenn: Ihr Prozess sich auf Standardphasen abbilden lässt und Sie ein System schätzen, das Ihr eigenes Team pflegen kann.

• Achten Sie darauf: Eigener Code schafft auf beiden Plattformen technische Schulden, für die jemand zuständig sein muss.

Praxistipp: Um Ihren Administrationsaufwand zu schätzen, zählen Sie, wie viele Arbeitsabläufe, eigene Felder und Schnittstellen Sie mit dem Wachstum des Systems erwarten. Eine Handvoll bedeutet, dass eine Person in Teilzeit das übernehmen kann. Dutzende eigene Objekte und Automatisierungen bedeuten in der Regel eine dedizierte Administration oder einen Partner mit Pauschalvertrag.

Was bedeuten Schnittstellen und APIs für Ihre Systemlandschaft?

Ihr CRM ist nur so nützlich wie die Systeme, die es speisen. Beide Plattformen bieten vorgefertigte Verbindungen für gängige Werkzeuge, und beide stellen APIs für alles Massgeschneiderte bereit. Die Frage ist, wie viel Arbeit zwischen Ihrem ERP, Ihrem Shop und Ihren Auswertungswerkzeugen und dem CRM liegt.

• Vorgefertigte Verbindungen: schnell für verbreitete Anwendungen, oft synchronisieren sie aber nur eine begrenzte Zahl von Feldern. Prüfen Sie, ob Ihre eigenen Felder und Bestelldaten abgedeckt sind.

• APIs und Limiten: Beide Plattformen begrenzen die Zahl der API-Aufrufe. Abgleiche mit hohem Volumen müssen deshalb mit Stapelverarbeitung und Wiederholversuchen geplant werden.

• Middleware: Grössere Salesforce-Installationen ergänzen oft MuleSoft oder eine andere Integrationsplattform. HubSpot-Teams starten meist mit den nativen Verbindungen und wechseln mit wachsender Komplexität auf ein iPaaS-Werkzeug.

• Tests: Kontakte abzugleichen ist einfach. Bei Bestellungen, Rechnungen und eigenen Objekten tauchen unpassende Feldtypen und doppelte Datensätze auf.

• Einheitliche Auswertungen: Wenn dieselbe Kundschaft in drei Systemen existiert, einigen Sie sich pro Feld auf eine führende Quelle, bevor Sie Übersichten bauen.

Wenn Sie eine nicht triviale Schnittstelle planen, behandeln Sie sie als eigenes Projekt mit eigenem Testplan, nicht als Posten innerhalb der CRM-Einführung.

Wo liegen Ihre Daten, und was bedeutet das für die Regelkonformität?

Für manche Organisationen ist der Datenstandort eine Beschaffungsvorgabe, keine Präferenz. Salesforce bietet ausdrücklich Datenhaltung in der Schweiz über Hyperforce-Rechenzentren in Zürich, beschrieben auf der Seite zur Hyperforce-Betriebszone.

Hyperforce von Salesforce unterstützt lokale Datenhaltung in der Schweiz für Kundschaft, die Daten im Land speichern muss.

HubSpot geht einen anderen Weg. Für den europäischen Betrieb werden europäische Kundendaten in Frankfurt gespeichert, und für Übermittlungen mit Schweizer Kundschaft stützt sich HubSpot auf vertragliche Schutzmassnahmen wie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln.

• Wer lokale Speicherung meist braucht: Banken, Versicherungen, Gesundheitsdienstleister und öffentliche Stellen, deren interne Vorgaben oder Aufsichtsbehörden oft erwarten, dass Daten im Land bleiben.

• Wer Speicherung in der EU mit Verträgen meist akzeptieren kann: die meisten kommerziellen B2B- und B2C-Unternehmen ohne branchenspezifische Vorschriften.

• So prüfen Sie das: Lassen Sie sich die Speicherzone schriftlich bestätigen, dazu den aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Liste der Unterauftragnehmer und den Übermittlungsmechanismus. Lassen Sie alles vor der Unterschrift von Ihrer Rechts- oder Datenschutzverantwortung prüfen.

Wenn Ihr Compliance-Team noch keine Vorgabe zum Datenstandort gemacht hat, fragen Sie früh nach. Das kann einen Anbieter aus der engeren Auswahl streichen, bevor Sie Wochen in Demos stecken.

Wie lange dauert die Einführung, und was umfasst eine Migration?

Die Zeitpläne hängen stärker von Ihren Daten und Prozessen ab als von der Software. Als Faustregel gilt: HubSpot-Einrichtungen für kleine und mittlere Teams dauern oft Wochen, Salesforce-Einführungen oft Monate, besonders mit eigenen Objekten, Schnittstellen und mehreren Clouds.

Wenn Sie bereits ein anderes CRM nutzen: Die Dokumentation des HubSpot Sales Hub hält fest, dass er parallel zu einem anderen CRM laufen kann und Importwerkzeuge bietet, was einen schrittweisen Wechsel möglich macht. Eine typische Migration läuft in dieser Reihenfolge ab:

1. Prüfen: Die fachlich verantwortliche Person und die Administration sichten die bestehenden Daten, entfernen Doubletten und entscheiden, was zurückbleibt.

2. Zuordnen: Administration und Umsetzungspartner ordnen alte Felder und eigene Objekte der neuen Struktur zu.

3. Neu aufbauen: Der Partner baut Automatisierungen, Lead-Zuweisung und Berichte neu auf.

4. Testen: Eine kleine Gruppe erfahrener Nutzer:innen spielt echte Szenarien durch und meldet Lücken.

5. Schulen: Die Teamleitungen schulen jede Gruppe auf den Abläufen, die sie täglich nutzen wird.

6. Umstellen: Die Projektleitung setzt ein Stichdatum, führt den letzten Import durch und beobachtet mögliche Probleme.

Holen Sie einen Partner dazu, wenn Sie mehr als ein paar eigene Objekte haben, mehrere Schnittstellen brauchen oder keine interne Administration vorhanden ist. Anbieter offerieren üblicherweise getrennte Leistungsumfänge für Analyse, Datenmigration, Konfiguration, Schnittstellen und Schulung. Vergleichen Sie die Offerten deshalb Position für Position.

Wie entscheiden Sie: ein Raster nach Unternehmensprofil

Beginnen Sie mit einer kurzen Checkliste und bewerten Sie beide Plattformen danach:

• Budget: Kosten über drei Jahre inklusive Zusatzmodule, Schnittstellen und Administrationszeit.

• Teamgrösse und Fähigkeiten: Können Ihre eigenen Leute das pflegen, oder brauchen Sie eine Fachkraft?

• Prozesskomplexität: Standard-Pipeline oder eigene Objekte und Freigaben?

• Regelkonformität: Ist Datenhaltung im Land vorgeschrieben?

• Schnittstellen: Wie viele Systeme müssen synchron bleiben?

• Termin für den Produktivstart: Wochen oder Quartale?

Dann gleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem Profil ab:

• KMU mit Inbound-Fokus: HubSpot, wegen der Verbindung von Marketing und CRM und der schnellen Einrichtung.

• Wachsendes SaaS-Unternehmen: zuerst HubSpot, mit einem klaren Zeitpunkt für eine Überprüfung, falls die Verkaufsprozesse komplex werden. Salesforce wird interessant, sobald Preismodelle über mehrere Produkte oder Grossabschlüsse dazukommen.

• Grossunternehmen mit eigenen Prozessen: Salesforce, mit Pardot für die B2B-Lead-Pflege oder Marketing Cloud für Konsumentenvolumen.

• Regulierte Branche: Starten Sie mit Salesforce, wenn Datenhaltung in der Schweiz Pflicht ist. HubSpot kommt nur infrage, wenn Ihr Compliance-Team eine Speicherung in der EU mit vertraglichen Schutzmassnahmen akzeptiert.

Machen Sie einen Pilotversuch mit einem Team, bevor Sie sich festlegen. Legen Sie die Erfolgskriterien vorher fest: Zeit zum Erfassen eines Geschäfts, Reaktionszeit auf Leads, Genauigkeit der Berichte und Zufriedenheit der Nutzer:innen. Erfahrungsberichte wie die G2-Bewertungen zu HubSpot Sales Hub und Salesforce Sales Cloud helfen zusätzlich, die Aussagen zur Bedienbarkeit im grösseren Massstab zu hinterfragen, ebenso die gesamte CRM-Kategorie auf G2.

Praxistipp: Nehmen Sie diese Fragen in Ihre Ausschreibung auf: Welche Nutzung löst zusätzliche Credits oder Gebühren für Zusatzmodule aus, welche Funktionen stecken hinter höheren Editionen, wie sehen die Preise bei der Verlängerung aus, und welche Leistungen sind in der Umsetzungsofferte nicht enthalten.

Wie können wir Sie bei CRM-Migration oder Anbindung unterstützen?

Die Wahl des CRM ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, Ihre Daten, Werkzeuge und Teams damit zum Laufen zu bringen. Unser Studio wird vom ersten Gespräch bis zur Übergabe von erfahrenen Entwickler:innen geführt. Die Person, die Ihr Projekt abschätzt, ist also auch die Person, die es versteht.

• Beratung zur Plattformwahl, abgestützt auf Ihre Prozesse und Ihre Anforderungen an die Regelkonformität.

• Systemmigrationen und Anbindungen, die Shop, ERP und CRM über saubere APIs verbinden.

• KI-Automatisierung für wiederkehrende CRM-Abläufe und laufende Unterstützung nach dem Start.

Melden Sie sich, wenn Ihre Schnittstellen komplex sind, Vorgaben zum Datenstandort Ihre Optionen einschränken oder Ihrem internen Team die Kapazität fehlt. Auf unserer Preisseite können Sie eine Schätzung mit klarem Leistungsumfang anfragen oder unsere jüngsten Arbeiten ansehen.

Häufige Fragen

Welches CRM ist besser als Salesforce?

Das hängt von Ihren Anforderungen ab. HubSpot passt oft besser zu kleineren Teams, die integriertes Marketing und eine schnelle Einrichtung wollen, während Salesforce bei Anpassbarkeit und Grösse im Konzernumfeld meist vorne liegt. Vergleichen Sie die Anbieter anhand Ihrer eigenen Prozesse und Anforderungen an die Regelkonformität, nicht anhand einer allgemeinen Rangliste.

Was sind die Nachteile von HubSpot?

Die Kosten können steigen, wenn der Credit-Verbrauch zunimmt und höhere Editionen dazukommen. Der konfigurationsorientierte Aufbau bietet bei ungewöhnlichen Datenmodellen zudem weniger Flexibilität als Salesforce. Sehen Sie sich die Hinweise zu Benutzerplätzen und Credits an, bevor Sie sich festlegen, damit Sie die Ausgaben abschätzen können.

Warum wenden sich so viele von HubSpot ab?

Es gibt keinen einzelnen Grund. Teams, denen Standardabläufe zu eng werden oder deren Nutzung höhere Credit-Kosten auslöst, schauen sich manchmal nach Alternativen um, während viele andere wegen der einfachen Bedienung bleiben. Prüfen Sie Ihr eigenes Nutzungsverhalten, bevor Sie entscheiden, ob ein Wechsel sinnvoll ist.

Ist das CRM von HubSpot besser als Zoho?

Das hängt von Ihren Prioritäten ab, denn hier vergleichen wir HubSpot und Salesforce. Die Stärken von HubSpot sind das integrierte Marketing und die schnelle Einrichtung. Beurteilen Sie jede Alternative in diesen zwei Punkten anhand Ihrer eigenen Anforderungen.