Ausschreibung für Webentwicklung: So schreiben Sie eine, die funktioniert

Eine Ausschreibung für Webentwicklung (RFP) ist ein Dokument, das Agenturen sagt, was Sie bauen lassen wollen, wie Sie die Offerten beurteilen und was eine Offerte enthalten muss. So vergleichen Sie Angebote auf gleicher Basis. Schreiben Sie eine, wenn das Projekt gross oder riskant genug ist, um eine dokumentierte Auswahl zu rechtfertigen, und wenn Sie bereits ungefähr wissen, was Sie wollen. Falls nicht: zuerst das Problem definieren, danach die Ausschreibung schreiben. Dieser Leitfaden liefert Ihnen die Struktur, eine Vorlage, eine Bewertungsmethode und die Schweizer Regeln, die Sie prüfen sollten.

Kurz gefasst

• Nutzen Sie eine Ausschreibung, wenn Budget, Komplexität oder Risiko einen dokumentierten Vergleich mehrerer Agenturen verlangen und das gewünschte Ergebnis einigermassen klar ist.
• Decken Sie zehn Teile ab: Ausgangslage, Ziele, Leistungsumfang, technische Anforderungen, Liefergegenstände, Terminplan, Budget, Aufbau der Offerte, Bewertungskriterien und Einreichungsregeln.
• Bewerten Sie Offerten mit gewichteten Kriterien und prüfen Sie Referenzen, statt nach Preis oder nach der besten Präsentation zu entscheiden.
• In der Schweiz müssen öffentliche Stellen die Schwellenwerte des Beschaffungsrechts einhalten. Private Unternehmen gestalten ihr Verfahren frei, die Pflichten beim Datenschutz bleiben aber bei Ihnen.

Was eine Ausschreibung für Webentwicklung ist, und wann sie sinnvoll ist

SWICO, der Schweizer ICT-Verband, beschreibt eine Ausschreibung als Verfahren, in dem die Auftraggeberin Anbieter auffordert, eine Lösung für die genannten Anforderungen zu entwickeln und zu bepreisen. Anbieter können dabei auch propose first implementation ideas and possible solutions. Dieselbe Richtlinie trennt die Ausschreibung vom Pitch: Bei einer Ausschreibung werden Agenturen aufgrund ihrer Offerten ausgewählt und arbeiten das Projekt danach im Detail aus. Sie warnt zudem davor, dass unklare oder fehlende Vereinbarungen nach beiden Verfahren zu Streit und Unzufriedenheit führen.

Genau dieser letzte Punkt ist der eigentliche Grund für eine gute Ausschreibung. Das Dokument ist kein Papier um des Papiers willen. Es ist die erste Fassung Ihres Vertragsgesprächs.

Eine Ausschreibung lohnt sich laut one practitioner guide meist dann, wenn drei Dinge zutreffen: Investition, Komplexität oder Risiko sind hoch genug für eine dokumentierte Bewertung, das gewünschte Ergebnis ist einigermassen klar umrissen, und mehrere qualifizierte Agenturen sollen nach denselben Kriterien verglichen werden. Ein weiterer Leitfaden hält fest, dass das Format especially useful for high-stakes, high-value projects ist und eine objektive, dokumentierte Auswahl unterstützt.

Weniger passend ist sie, wenn:

• Das Projekt klein ist, zum Beispiel eine Visitenkarten-Website mit wenigen Seiten. Ein kurzes Briefing und zwei bis drei Gespräche gehen schneller.
• Sie noch unsicher sind, was das Produkt werden soll. Eine Ausschreibung soll einen definierten Entscheid stützen, nicht die Klärung Ihrer Bedürfnisse ersetzen.
• Sie wollen, dass die Agentur die Idee mit Ihnen formt. Dafür eignen sich eine bezahlte Analysephase oder ein Beratungsmandat besser.

Wenn Sie unsicher sind, auf welcher Seite dieser Linie Sie stehen, nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit, um das Problem und das gewünschte Ergebnis zu klären, bevor Sie etwas schreiben. Ein Leitfaden dazu, how to compare agencies, macht denselben Punkt aus Sicht der Kundschaft: Klarheit über die Bedürfnisse kommt vor jeder engeren Auswahl.

Die zehn Teile einer Ausschreibung für Webentwicklung

Es gibt keine feste Formel, doch gute Ausschreibungen haben dasselbe Gerüst. Hier steht, was jeder Teil leistet und wie detailliert er sein sollte.

1. Unternehmen und Projektkontext

Zwei bis drei Abschnitte: wer Sie sind, was Sie verkaufen, wer Ihre Nutzer:innen sind und warum das Projekt jetzt ansteht. Erwähnen Sie, was heute existiert (eine alte Website, eine Tabelle, ein manueller Ablauf) und was daran nicht funktioniert. Agenturen bepreisen Risiko, und Kontext senkt es.

2. Ziele und Erfolgsmessung

Nennen Sie das geschäftliche Ergebnis, nicht die Funktionsliste. «Die Zahl der per E-Mail bearbeiteten Offertanfragen halbieren» ist ein Ziel. «Ein Kontaktformular» ist eine Funktion. Der Schweizerische Verband für Projektmanagement (VZPM) empfiehlt, deriving project goals from the organization’s goals, die Bedürfnisse der Anspruchsgruppen in Anforderungen zu übersetzen und daraus Abnahmekriterien zu machen, an denen sich die Liefergegenstände prüfen lassen. Formulieren Sie zwei bis drei messbare Ziele, und Sie haben den Anfang dieser Kriterien.

3. Leistungsumfang

Listen Sie auf, was dazugehört und, genauso wichtig, was nicht. Typische Punkte bei einem Webprojekt:

• Neubau, Redesign oder Wechsel der Plattform einer bestehenden Website
• Anzahl und Art der Vorlagen statt Anzahl Seiten
• Inhaltsmigration: wer schreibt, wer verschiebt, wie viel
• Anbindungen an Shop, CRM, ERP, Zahlungs- oder Identitätsdienst
• Sprachen: In der Schweiz heisst das oft Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, was Inhalte, URLs und Redaktionsabläufe beeinflusst
• Hosting, Unterstützung beim Go-live und Wartung danach

4. Fachliche und technische Anforderungen

Die Projektmanagement-Methode des Bundes, HERMES project-management method, ist hier eine nützliche Checkliste. Sie hält fest, dass Lösungsanforderungen fachliche und technische Bedürfnisse, erwartete Eigenschaften und Funktionen, rechtliche und regulatorische Vorgaben, Anforderungen an Betrieb, Support und Sicherheit sowie Anforderungen an Optimierung und Fehlerbehebung umfassen.

Für ein Webprojekt übersetzt sich das so:

• Fachlich: was Nutzer:innen und Redaktion tun können müssen
• Technisch: bevorzugte Technologien oder Einschränkungen, Standort des Hostings, unterstützte Browser und Geräte, Leistungsziele
• Sicherheit und Betrieb: Anmeldung, Backups, Überwachung, Updates, wer bei Vorfällen reagiert
• Recht: Datenschutz, Barrierefreiheit, Umgang mit Cookies und Einwilligungen

Ein echtes Schweizer Beispiel zeigt, welche Detailtiefe funktioniert. Eine Ausschreibung von Helvetas für Website-Support specifies testing, Core Web Vitals performance, documentation, proactive maintenance, monitoring, patches, TLS and backups. Beachten Sie: Sie deckt das Leben nach dem Go-live ab, nicht nur den Bau.

Markieren Sie jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann. Ohne das bepreist jede Agentur ein anderes Projekt.

5. Liefergegenstände

Benennen Sie, was Sie erhalten wollen: Designdateien, lauffähigen Code in Ihrem Repository, Dokumentation, Schulung für die Administration, einen Testbericht, eine Übergabesitzung. Wenn Sie den Quellcode besitzen und später zu einem anderen Anbieter wechseln können wollen, schreiben Sie das hier hin. Vor dem Vertrag lässt sich das viel leichter vereinbaren als danach.

6. Terminplan

Nennen Sie das gewünschte Go-live-Datum, jeden fixen externen Termin (eine Kampagne, eine Messe, eine Gesetzesänderung) und ob das Datum flexibel ist. Der Ausschreibungsleitfaden von Adobe zählt the project timeline, including whether the deadline is flexible zu den Kernelementen. Veröffentlichen Sie auch den Zeitplan des Auswahlverfahrens selbst: wann die Fragefrist endet, wann die Offerten fällig sind, wann die Präsentationen stattfinden, wann Sie entscheiden. Verwenden Sie in Ihrem Dokument echte Daten und führen Sie sie in einer Tabelle zusammen.

7. Budget

Nennen Sie eine Bandbreite. Viele Auftraggebende verschweigen das Budget, um «zu sehen, was zurückkommt». Das Ergebnis sind Offerten, die sich nicht vergleichen lassen: Die eine Agentur bepreist eine schlanke Variante, die andere eine vollständige. Eine genannte Bandbreite erlaubt es den Agenturen, Ihnen ehrlich zu sagen, was darin Platz hat und was nicht. Derselbe Leitfaden empfiehlt, the project timeline, including whether the deadline is flexible anzugeben. Verlangen Sie die Preise aufgeschlüsselt nach Phasen oder Liefergegenständen und dazu, wie Änderungswünsche verrechnet werden.

8. Aufbau der Offerte

Sagen Sie den Agenturen genau, wie sie antworten sollen, damit Sie die Offerten nebeneinanderlegen können:

• Firmenprofil und Team, mit den namentlich genannten Personen, die an Ihrem Projekt arbeiten würden
• Verständnis des Problems, in eigenen Worten
• Vorgeschlagenes Vorgehen und Architektur
• Terminplan mit Meilensteinen
• Preisaufstellung und Zahlungsplan
• Zwei bis drei vergleichbare Referenzen, die Sie anrufen können
• Annahmen und Ausschlüsse

Setzen Sie eine Seitenbegrenzung. Fünfzehn bis zwanzig Seiten reichen für die meisten Webprojekte.

9. Bewertungskriterien

Veröffentlichen Sie Ihre Kriterien und deren Gewichtung in der Ausschreibung. Das hält die Agenturen ehrlich und Ihr eigenes Team konsistent. Der nächste Abschnitt zeigt, wie.

10. Einreichungsregeln

Ansprechperson, Frist für Fragen, Frist für Offerten, Dateiformat, Sprache und wie lange die Offerte gültig bleiben muss. Halten Sie fest, ob Sie Fragen und Antworten mit allen Anbietenden teilen. Das ist fairer und erspart Ihnen, dieselbe Frage fünfmal zu beantworten.

So bewerten Sie die Offerten

Ein Leitfaden zu Website-Ausschreibungen empfiehlt, especially useful for high-stakes, high-value projects, Referenzen zu prüfen und die Antworten von den Anspruchsgruppen bewerten und ihre Notizen festhalten zu lassen. Das ist solide Praxis. Eine einfache Variante:

Kriterium	Beispielgewichtung	Worauf Sie achten
Verständnis Ihres Problems	20 %	Sie geben Ihre Ziele wieder und erkennen Risiken, die Sie nicht erwähnt haben
Technisches Vorgehen	20 %	Passt zu Ihren Anforderungen, wartbar, keine unerklärte Komplexität
Team und Kontinuität	20 %	Namentlich genannte Personen, einschlägige Erfahrung, wer bis zur Übergabe bleibt
Preis und kaufmännische Bedingungen	20 %	Klare Aufstellung, Regeln für Änderungswünsche, Eigentum am Code
Referenzen und Leistungsausweis	10 %	Ähnliche Projekte, Kundschaft, die Sie anrufen können
Support nach dem Go-live und Übergabe	10 %	Wartungsmodell, Dokumentation, Bedingungen beim Ausstieg

Passen Sie die Gewichtung an Ihre Lage an und legen Sie sie fest, bevor Sie die erste Offerte öffnen. Jede Person bewertet zuerst allein, danach vergleicht die Gruppe. Wo die Bewertungen stark auseinandergehen, besprechen Sie warum. Die Lücke weist meist auf etwas Unklares in der Offerte oder in Ihrer Ausschreibung hin.

Zwei Gewohnheiten verbessern das Ergebnis. Erstens: Fragen Sie, wer die Arbeit tatsächlich macht. Agenturen schicken manchmal erfahrene Leute zur Präsentation und Junior-Kräfte ins Projekt. Zweitens: Werten Sie eine Offerte, die Ihren Leistungsumfang hinterfragt, als gutes Zeichen, solange die Begründung stimmt.

Schweizer Regeln, die Sie vor der Veröffentlichung prüfen sollten

Öffentliches Beschaffungswesen

Wenn Sie eine öffentliche Stelle oder eine Auftraggeberin im Sinne des Gesetzes sind, können Sie das Verfahren nicht frei gestalten. Das Public Procurement Act des Bundes erlaubt bei Dienstleistungen eine freihändige Vergabe unter CHF 150'000 und verlangt ab CHF 230'000 ein offenes oder selektives Verfahren. Bei unbefristeten Verträgen wird der Wert als monatliches Entgelt multipliziert mit 48 berechnet, was bei Support- und Wartungsverträgen eine Rolle spielt. Ausschreibungen des Bundes werden auf SIMAP veröffentlicht, wie das FDFA states for its own mandates. Kantone und Gemeinden haben eigene Beschaffungsregeln, klären Sie deshalb mit Ihrer Rechtsabteilung, welche für Sie gelten.

Datenschutz

Wenn die Agentur Personendaten hostet oder bearbeitet, bleiben Sie dafür verantwortlich. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass Sie bei ausgelagerter Bearbeitung select the processor carefully, give appropriate instructions and monitor where necessary müssen. Nehmen Sie einen kurzen Abschnitt in Ihre Ausschreibung auf, der fragt, wo die Daten gespeichert werden, welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden und wie mit Vorfällen umgegangen wird.

Barrierefreiheit

Webinhalte und mobile Anwendungen der Bundesverwaltung müssen gemäss eCH-0059 Accessibility Standard version 3 die Stufe AA der WCAG 2.1 erfüllen. Private Unternehmen sind an diesen Standard nicht gebunden, doch dieselbe Stufe zu verlangen ist eine sinnvolle und prüfbare Anforderung, und sie überschneidet sich mit guter Suchmaschinenpraxis. Zum Zusammenhang der beiden Themen siehe diese Übersicht zu web accessibility and SEO.

Eine Vorlage zum Kopieren

Fügen Sie dies in Ihr Dokument ein und füllen Sie jede Zeile aus. Sie funktioniert für eine Website und lässt sich leicht an eine Webanwendung oder Plattform anpassen.

1. Einleitung: Unternehmen, Projektname, Ansprechperson
2. Ausgangslage: heutige Situation, Nutzer:innen, was nicht funktioniert
3. Ziele: drei messbare Ergebnisse
4. Leistungsumfang: enthalten, nicht enthalten, Phasen
5. Anforderungen: fachlich, technisch, Sicherheit, Recht, Barrierefreiheit, je als Muss/Soll/Kann eingestuft
6. Anbindungen: zu verbindende Systeme, mit ihren Anbietern und APIs
7. Liefergegenstände: Code, Dokumentation, Schulung, Übergabe
8. Terminplan: angestrebter Go-live, Meilensteine, Daten des Auswahlverfahrens
9. Budget: Bandbreite, Wünsche zur Zahlung, Bedingungen für Änderungswünsche
10. Aufbau der Offerte: verlangte Abschnitte, Seitenbegrenzung, Referenzen
11. Bewertung: Kriterien und Gewichtung
12. Bedingungen: Gültigkeit der Offerte, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum, Datenschutz

Anpassung an ein Softwareprojekt

Für eine Webanwendung oder Plattform ergänzen Sie vier Dinge. Erstens die Benutzerrollen und die wichtigsten Abläufe, als kurze Geschichten geschrieben. Zweitens eine klare Aussage dazu, wie sich Anforderungen ändern dürfen: HERMES hält fest, dass HERMES project-management method, wobei Änderungen über einen Änderungsantrag dokumentiert werden, wenn sich Ziele, Budget oder Zeitrahmen verschieben. Sagen Sie den Anbietenden, welches Modell Sie erwarten. Drittens einen Abschnitt zu nicht funktionalen Punkten: erwartete Last, Verfügbarkeit, Backups und Überwachung. Viertens einen Ausstiegsplan: Dokumentation, Zugang zum Repository und eine Übergabefrist bei einem Anbieterwechsel.

Häufige Fehler

• Funktionslisten ohne Ziele. Agenturen bepreisen dann Funktionen statt Ergebnisse.
• Verstecktes Budget. Sie erhalten Offerten von CHF 20'000 bis CHF 300'000 und erfahren nichts.
• Zu viele Anbietende. Drei bis fünf gut gewählte Agenturen liefern bessere Antworten als fünfzehn hastig erstellte.
• Keine Zeit für Fragen. Gute Agenturen fragen nach, und Fragen zeigen, wer gründlich über Ihr Problem nachdenkt.
• Entscheid allein nach Preis. Die günstigste Offerte lässt oft weg, was die anderen enthalten.
• Die Wartungsphase ignorieren. Eine Website oder App lebt nach dem Go-live noch Jahre. Fragen Sie jetzt nach dem Supportmodell und dessen Kosten.

Wo Ampersand ins Spiel kommt

Wir sind ein kleines Zürcher Studio und antworten auf Ausschreibungen. Ebenso helfen wir Teams, die für eine solche noch nicht bereit sind. Erfahrene Entwickler:innen bleiben von der ersten Beratung bis zur Übergabe beteiligt, die Personen, die Ihre Ausschreibung lesen, bauen also auch das Projekt. Sind Ihre Anforderungen noch unscharf, kostet unser Guidance-Plan CHF 799 pro Monat, und sobald die Website oder App live ist, kostet Run & monitor CHF 750 pro Monat. Alle unsere Angebote, von Websites und Apps bis zu Automatisierung, Anbindungen und Migrationen, finden Sie auf der Preisseite von Ampersand.

Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Ausschreibung für Webentwicklung sein?

Für die meisten geschäftlichen Projekte reichen fünf bis zehn Seiten. Nehmen Sie Ziele, Leistungsumfang, Anforderungen, Terminplan, Budget, Aufbau der Offerte und Kriterien auf. Längere Dokumente verstecken die Kernpunkte und senken die Bereitschaft der Agenturen zu antworten.

Soll ich mein Budget in der Ausschreibung nennen?

Ja, als Bandbreite. So können Agenturen etwas Realistisches vorschlagen, und die Offerten werden vergleichbar. Wenn Sie keine Zahl nennen können, lassen Sie die Anbietenden stattdessen zwei oder drei unterschiedlich grosse Varianten bepreisen.

An wie viele Agenturen soll ich die Ausschreibung senden?

Drei bis fünf ist eine praktikable Zahl: genug zum Vergleichen, wenige genug, damit Sie jede Offerte sorgfältig lesen und die letzten Kandidatinnen treffen können. Wählen Sie sie über Empfehlungen und über frühere Arbeiten, die Ihrem Vorhaben ähneln.

Ist eine Ausschreibung dasselbe wie ein Pitch?

Nein. Laut SWICO werden Agenturen bei einer Ausschreibung aufgrund ihrer Offerten ausgewählt und arbeiten das Projekt danach im Detail aus, während ein Pitch ein anderes Verfahren ist. In beiden Fällen rät SWICO, danach klare Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, um Streit zu vermeiden.

Quellen

• propose first implementation ideas and possible solutions
• one practitioner guide
• especially useful for high-stakes, high-value projects
• the project timeline, including whether the deadline is flexible
• HERMES project-management method
• deriving project goals from the organization’s goals
• specifies testing, Core Web Vitals performance, documentation, proactive maintenance, monitoring, patches, TLS and backups
• Public Procurement Act
• FDFA states for its own mandates
• select the processor carefully, give appropriate instructions and monitor where necessary
• eCH-0059 Accessibility Standard version 3